Fulfillment là gì? Những điều cần biết khi sử dụng Fulfillment

Việc bán hàng trên sàn thương mại điện tử chắc hẳn không còn xa lạ gì với những tín đồ mua hàng online. Và đặc biệt với những ai làm trong ngành Logistics thì từ khóa “Fulfillment” không còn quá xa lạ với họ. Có thể hiểu nôm na “Fulfillment” là công đoạn mua bán online giữa người mua, công ty dịch vụ vận chuyển và người bán. Vậy Fulfillment là gì? Fulfillment hoạt động như thế nào? Để hiểu sâu hơn đó là những hoạt động gì hãy cùng mình tìm hiểu rõ hơn trong bài viết dưới đây nhé.

Fulfillment là gì?

Fulfillment là có thể hiểu như một quá trình từ khi nhập hàng hóa, chuyển đến kho, soạn hàng, giao hàng và cuối cùng là người mua nhận hàng. Có thể thấy quá trình bao gồm các hoạt động từ người bán, nhận đơn, lưu kho, xử lý đơn hàng, lấy hàng từ kho, đóng gói, ship hàng đến địa chỉ người mua. 

Đây được xem là hoạt động mua, bán online và rất phù hợp với những người bán buôn, sỉ lẻ, các doanh nghiệp nhỏ khi bán trên các trang thương mại điện tử giúp ích cho họ tiết kiệm chi phí, thời gian và cũng khá dễ khi sử dụng.

Có thể hiểu thêm theo một hướng khác như là Fulfillment là hoạt động thay người bán hàng làm các công việc như quản lý kho, tồn kho, xử lý đơn hàng, vận chuyển, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng. Fulfillment có thể được gọi bằng nhiều cách khác nhau như trung tâm phân phối sản phẩm, dịch vụ hậu cần vận kho hay dịch vụ hoàn tất đơn hàng.

Những điều cần biết khi sử dụng Fulfillment

Trước khi sử dụng bất kỳ một sản phẩm hay dịch vụ nào chúng ta cũng cần phải xem xét kỹ lưỡng từ quá trình, cách hoạt động, phân loại cũng như lựa chọn dịch vụ hợp lý.

Cách hoạt động của Fulfillment

Đây là quá trình hoạt động của Fulfillment gồm các bước như sau:

• Nhận hàng tồn kho

Hàng hóa có thể đến từ một bên thứ ba, một bộ phận công ty khác hoặc một kho hàng của công ty dịch vụ Fulfillment dưới dạng dữ liệu số từ cơ sở dữ liệu hoặc dưới nhiều hình thức từ các nguồn bên ngoài hoặc bên trong.

Trong mọi trường hợp, hàng tồn kho chuyển đến phải được kiểm tra và kiểm kê để đảm bảo nhận được đúng số lượng và chất lượng có thể chấp nhận được.

• Lưu trữ hàng tồn kho

Khi hàng hóa được nhận tại công ty dịch vụ Fulfillment, sẽ được kiểm kê, gửi đến kho lưu trữ và sắp xếp cẩn thận vào các kho. Hơn hết là các mặt hàng được lưu trữ đủ lâu để giúp tổ chức phân phối hàng hóa có trật tự cho các đợt bán hàng.

• Xử lý đơn hàng

Sau khi nhận được đơn đặt hàng, hệ thống quản lý xử lý đơn đặt hàng điều khiển cho các hoạt động chọn và đóng gói sản phẩm trên mỗi đơn đặt hàng mới nhận của khách hàng. Trong thị trường trực tuyến, phần mềm quản lý đơn hàng có thể được tích hợp với giỏ hàng trên trang web thương mại điện tử để tự động bắt đầu xử lý đơn hàng.

• Lấy hàng từ kho

Đội lấy hàng hoặc rô bốt kho tự động chọn các mặt hàng từ kho theo hướng dẫn của phiếu đóng gói. Phiếu đóng gói chứa các thông tin cụ thể như danh sách các đơn vị lưu kho mặt hàng, màu sắc sản phẩm, kích cỡ, số lượng đơn vị và vị trí trong kho của trung tâm phân phối.

• Đóng gói

Công đoạn đóng gói sẽ do công ty dịch vụ Fulfillment phụ trách sẽ bao gồm lựa chọn vật liệu đóng, dựa vào kích thước của sản phẩm để đóng gói, cần tối ưu trong khâu này để tránh không bị tốn diện tích và vẫn đảm bảo hàng không bị bóp, méo, dập, vỡ,… cũng như an toàn hơn trong khi vận chuyển.

Hơn nữa, đội đóng gói thường bao gồm các tài liệu và nhãn vận chuyển trả lại trong trường hợp khách hàng muốn đổi hoặc trả lại hàng để được hoàn lại tiền sau đó.

• Giao hàng và nhận tiền

Công ty Fulfillment sẽ xử lý đơn đặt hàng được gửi đến kênh vận chuyển hoặc chi nhánh vận chuyển để chuyển đến khách hàng. Người gửi hàng và hãng vận chuyển xác định chi phí vận chuyển hàng hóa theo giá trị, trọng lượng gói hàng thực tế hoặc kích thước của gói hàng.

Ngoài ra, hầu hết các hãng vận chuyển đều có các quy tắc đóng gói để tối ưu hóa lợi nhuận của chính họ từ không gian vận chuyển mà họ có sẵn. Việc không đáp ứng các yêu cầu đó có thể làm chậm trễ chuyến hàng nếu các hãng vận tải từ chối nhận đơn hàng.

Sau khi giao hàng công ty Fulfillment sẽ thu tiền hộ khi khách hàng chưa thanh toán.

• Xử lý trả hàng

Việc mua hàng online sẽ không thể tránh khỏi vấn đề đổi, trả hàng sau khi mua, nguyên nhân có thể do khách hàng không hài lòng về sản phẩm, giao nhàm hàng, sản phẩm bị lỗi,… Công ty Fulfillment sẽ tiếp nhận yêu cầu đổi, trả hàng và trực tiếp xử lý theo chính sách và quyết định của người bán, đảm bảo cân đối quyền lợi của người mua và hạn chế thiệt hại cho người bán. Hơn nữa một điểm cộng lớn trong quy trình của dịch vụ Fulfillment là người bán theo dõi được tồn kho và tình trạng đơn hàng, người mua biết được quá trình vận chuyển và được hỗ trợ thông tin khi cần thiết. 

Phân loại Fulfillment

Hiện nay trên thị trường có một số hình thức Fulfillment dựa vào quy mô, nguồn lực mà người bán sẽ lựa chọn cho mình hình thức phù hợp. Dưới đây là một số loại hình Fulfillment phổ biến trên thị trường:

• Self-Fulfillment

Hay còn gọi là In-House Fulfillment có thể hiểu như là công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tự thực hiện quá trình hoàn thiện đơn. Với loại hình này, các công ty, doanh nghiệp hay cá nhân sẽ sở hữu hệ thống kho lưu trữ hàng hóa riêng của mình, có đội ngũ nhân viên tự xử lý khi gặp vấn đề, điều phối đơn hàng, thực hiện các công tác vận chuyển (hoặc có thể hợp tác với một đơn vị thứ ba để xử lý quá trình giao nhận). Hình thức này phù hợp với hoạt động quy mô công ty nhỏ, start up, cá nhân, nhưng khi lớn hơn thì loại hình này không còn khả quan nữa.

• Dropshipping

Hình thức này được hiểu như là người bán không thực sự sở hữu hàng hóa mà tất cả các công đoạn sẽ được một nhà cung cấp dịch vụ thực hiện, người kinh doanh chỉ tập trung trong hoạt động Marketing – giới thiệu sản phẩm, chốt đơn hàng.

Loại hình Fulfillment này rất thích hợp với người bán thích đa dạng các mặt hàng và muốn tiết kiệm chi phí vào các hoạt động liên quan đến xử lý hàng hóa, chỉ cần đầu tư vào marketing tăng uy tín thương hiệu. Tuy nhiên, có thể thấy rủi ro từ chất lượng nhà cung cấp, nếu không cẩn trọng sẽ mất khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín.

• Outsourced Fulfillment

Loại hình này có thể được xem như là giải pháp tối ưu nhất cho các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ, toàn bộ các khâu từ phân phối, xử lý đơn, quản lý sản phẩm, xuất nhập kho,… được công ty Fulfillment thực hiện. Việc này đã giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí, nhờ vạy có thể tập trung tối đa thời gian hoạt động kinh doanh trên thị trường.

Nghe có vẻ khá ổn nhưng khi công ty dùng Outsourced Fulfillment, cũng có nghĩa là bạn không thể tham gia vào các hoạt động quản lí hàng hóa nên có thể chịu rủi ro từ cách xử lí của công ty dịch vụ. Tuy nhiên, đây vẫn được xem là giải pháp tối ưu đối với công ty vừa và nhỏ, tiết kiệm được chi phí kho bãi, vận chuyển, cho phép tập trung tối đa thời gian vào hoạt động kinh doanh trên thị trường.

Kết luận

Từ bài viết trên chắc hẳn các bạn đã phần nào hiểu thêm về Fulfillment. Những điều cần biết khi sử dụng Fulfillment từ cách hoạt động, các hình thức và tầm quan trọng của nó trên thị trường. Mình mong bài viết này sẽ hữu ích với những bạn đang quan tâm đến dịch vụ Fulfillment. Và một điều nữa là khi các bạn lựa chọn dịch vụ hãy tìm hiểu rõ về các nhà cung cấp dịch vụ cụ thể như chất lượng và độ tin cậy để tránh những rủi ro không đáng có. Chúc các bạn thành công!